Címlap » Tájékoztatók

KIP - Szervezeti és Működési Szabályzat


 
Preambulum
 
A KIP Platformnak bármely magyarországi székhellyel rendelkező társaság a tagja lehet, amely támogatja a Platform misszióját és vízióját, valamint részt kíván venni a Platform programjaiban (pl.: közreműködik a Stratégiai Kutatási Terv, valamint a Megvalósítási Terv elkészítésében, részt vesz a workshop-okon stb.).
 
Funkcionális szervezeti egységek
 
A Platform programjainak koordinált és hatékony megvalósulása érdekében a KIP Platform – az eMobility Európai Technológiai Platform mintájára – az alábbi szervezeti struktúrát és működési rendet tervezi kialakítani:
 
Az Általános Közgyűlés a Platform legmagasabb szintű szervezeti egysége, amelyen a Platform minden tagja képviselteti magát. A Közgyűlés minden tagja delegálhat egy képviselőt, aki a Közgyűlésen egy szavazattal rendelkezik. Az Általános Közgyűlés évente legalább egyszer ülésezik, amelyet az Irányító Tanács szervez meg.
 
Feladatok
·       Két elnökhelyettes megválasztása a Közgyűlésre;
·       Irányító Tanács tagjainak megválasztása;
·       Döntés új tagok felvételéről, régiek kizárásáról;
·       Irányító Tanácsba delegált megfigyelők jelölésének megerősítése;
·       Hozzájárulás a Stratégiai Kutatási Tervhez, beszámolók és javaslatok révén;
·       A Munkacsoportok felállításához szükséges munkatervekhez és projekttervezetek elkészítéséhez való hozzájárulás;
·       Szervezeti struktúra és hatáskörök kialakításánál közreműködés;
·       Felülvizsgálja az Irányító Tanács és a munkacsoportok tevékenységét, továbbá a Platform hazai K+F és az EU-s FP7 projektjeinek menetét.
 
Döntéshozatal
·         Lehetőség szerint konszenzussal;
·         Konszenzus hiánya esetén szavazás: egyszerű vagy minősített többség, lehetséges e-mailben szavazni;
·         Egyszerű többség: elnökhelyettesek megválasztása, Irányító Tanács tagjainak megválasztása, új tagok felvétele, megfigyelők elfogadása;
·         Minősített többség (2/3-os): tagságok felfüggesztése, tagok kizárása.
 
Irányító Tanács – Steering Board (10 fő)
Az Irányító Tanács tagjait jellemzően az üzleti szereplők delegálják, amelyben külön képviselete lesz a nagyvállalatoknak, a KKV-knak, illetve az egyetemi és a K+F központoknak. Az Irányító Tanács elnökét és elnökhelyettesét a Tanács egyszerű többséggel 2 évre választja meg. Elvárás az Irányító Tanáccsal szemben, hogy tagjai stratégiai elkötelezettséget tanúsítsanak a nemzeti K+F iránt, jelentős aktivitást mutassanak a hazai és az európai kutatási programokban és elő tudják segíteni a Platform működését. A Tanács gyűléseit az elnök évente 3-4 alkalommal szervezi meg.
Feladatok
  • Irányító Tanács elnökének és elnökhelyettesének megválasztása;
  • A Platform működtetése,
  • Döntés a megfigyelők kijelöléséről;
  • Döntés a hatásköri és szervezeti struktúra változásairól;
  • A Stratégiai Kutatási Terv kialakítása, elfogadása, javaslatok és beszámolók készítése;
  • A munkacsoportok számára szükséges munkatervek kialakítása és elfogadása, projekttervezetek készítése;
  • Komplementer és kooperatív projekttervezetek kezdeményezése az FP7 beindítását követően a közgyűlés hozzájárulásainak figyelembevétele mellett;
  • Tagokkal kapcsolatos kérdések kezelése – javaslattétel a Közgyűlés számára (pl. tagfelvételről döntés, tagság felfüggesztése, kizárás, tagdíj);
  • Közgyűlés találkozóinak megszervezése;
  • A Közgyűlés szavazási eljárásának e-mailes megszervezése.
 
Döntéshozatal
  • Lehetőség szerint konszenzussal. Az elnök ennek elérésére törekszik.
  • Konszenzus hiányában szavazás: egyszerű vagy minősített többség.
  • Egyszerű többség: elnök és elnökhelyettes megválasztása, platform alkalmazásával kapcsolatos kérdések, a szakértői tanácsadói csoport tagjainak meghívása, 3 megfigyelő kijelölése, új tagok felvétele;
  • Minősített többség (2/3-os): Stratégiai Kutatási Terv elfogadása, munkacsoportok munkaterveinek elfogadása és projekttervezetek előkészítése, tagságok felfüggesztésének, tagok kizárásának javasolása a Közgyűlésnek, hatáskörökkel és szervezeti struktúrával kapcsolatos döntések.
  • A határozathozatalhoz szükséges létszám: a tanács tagjainak legalább kétharmada.
  • Szavazni személyesen vagy e-mailben lehet.
Az Irányító Tanács meghívhat a megbeszéléseire külső szakértőket is. Továbbá más technológiai platformokkal szervezi az együttműködést.
Az egyes projektek koordinátorai az Irányító Tanácsnak számolnak be a projektek státuszáról, folyamatairól.
 
Végrehajtói Csoport – Executive Board (5 fő)
  • Az Irányító Tanács által meghatározott mindennapi feladatok ellátása a funkciója. Szervezeti és napi üzleti feladatokat adhat számára az Irányító Tanács, hogy ezek alapján (irányelvei és döntései szempontjából releváns) tervezeteket készítsen számára és ellássa az Irányító Tanács gyűlései között a szükséges tevékenységeket.
  • Döntési jogköre van szervezeti és napi üzleti kérdésekben az Irányító Tanács felhatalmazása révén (átruházott döntési potenciál). A döntéseket hivatalosan az Irányító Tanács hozza.
  • A személyes vagy e-mail formájú döntések kizárólag konszenzusos alapon születhetnek.
  • Az Irányító Tanácsban résztvevő szervezetek által delegált egyénekből áll össze.
 
Szakértői Tanácsadói Csoport – Expert Advisory Group (10 fő)
  • Szakértők és az akadémiai szféra, valamint a projektek technikai vezetői vesznek részt benne.
  • Egyetemek és K+F központok képviselőit kérik fel tagnak - a tudományos szféra tudásbázisára épít.
  • A csoport elsődleges feladata a Platformmal való tudományos szempontú, szemszögű konzultálás és a tudományos szféra érdekeinek és meglátásainak képviselete a kutatói közösségen belül.
  • Az Irányító Tanács kéri fel és jelöli ki a tagjait.
 
„Tükör” Csoport – Mirror Group (max. 10 fő)
  • Az állam releváns szervezetei és egyéb társult tagok képviseltetik magukat ebben a csoportban.
  • Fő célkitűzése a Platformmal való interaktív kommunikáció (a nemzeti, regionális célokról, érdekekről és támogatási lehetőségekről) és a különböző érdekcsoportok képviselete.
 
Munkacsoportok – Working Groups (max. 10)
Az Irányító Tanács munkájának támogatására Munkacsoportokat hoz létre. A Munkacsoportok a Platformban résztvevő társaságokból tevődnek össze és vezetőit az Irányító Tanács jelöli ki. A Munkacsoportok vezetői ez utóbbi szervezeti egységnek számolnak be rendszeresen tevékenységükről.
Feladatok
  • Hozzájárulás a Stratégiai Kutatási Terv kialakításához;
  • Kapcsolattartás és koordináció a Platform szempontjából releváns egyéb platformokkal, kezdeményezésekkel;
  • Interakció a Platform szempontjából releváns egyéb kutatási tevékenységekkel;
  • A Platform alkalmazási, működési területeivel kapcsolatos kérdések megvitatása;
  • Kutatási menetrendek felállítása.
 
Projektvezető
            Dr. Mlinarics József
 
A titkársági feladatokat egy projektmenedzsment szervezet látja el, amely az Irányító Tanácsnak tartozik beszámolási kötelezettséggel. Az Irányító Tanács dönti el, hogy a tagok a szervezet működtetéséhez tagdíjat fizessenek-e be (Közgyűlés összes résztvevőjének hozzájárulásával, évente meghatározott összegben) és/vagy egyéb, pályázati finanszírozási forrásokat vegyenek igénybe.
Általános feladatok
  • A Platform honlapjának, wiki-szerű dokumentumkezelő rendszerének, illetve kollaborációs felületének kialakítása, működtetése;
  • Platform identitás és márkanév, reputáció építés, illetve a Platform marketing kommunikációjának biztosítása (pl.: brossúrák; bemutatkozó és tájékoztató anyagok, sajtó közlemények összeállítása stb.);
  • Kialakítja a Platform szervezeteinek regiszterét, adatbázisát (pl.: szakemberek listája, munkacsoportok tagjai, kompetencia és kapacitás adatbázis, kutatás-fejlesztési eredmények adatbázisa stb.);
  • Folyamatos kompetencia és kapacitás felmérés végzése a tagok körében;
  • Rendszeres személyes kapcsolattartás a Platform tagjaival a Platform működésével kapcsolatos visszajelzések összegyűjtése, valamint a Platformban zajló munkák támogatása érdekében;
  • E-mail listák összeállítása, frissítése;
  • Tagságok menedzselése, a tagfelvételi kérelmek kezelése;
  • A Platform dokumentumainak kezelése, nyilvántartása;
  • A Platform elnökének és a munkacsoportok vezetőinek támogatása a meetingek, workshop-ok megszervezésében;
  • A hazai és a nemzetközi együttműködési lehetőségek keresése más szervezetekkel és a lehetőségekről a Steering Board értesítése;
  • A hazai és a nemzetközi kapcsolatfelvétel, együttműködés menedzselése;
  • A hazai és a nemzetközi ICT jellegű K+F trendek folyamatos figyelése és a feldolgozott információk megosztása a Platform wiki-jén keresztül;
  • Az FP7, a CIP és a hazai K+F programok nyomon követése;
  • A Platform tagjai körében a pre-kompetitív jellegű K+F tevékenységek előkészítése, támogatása, koordinálása;
 
A Stratégiai Kutatási Terv, valamint Megvalósíthatósági Terv elkészítésében a Titkárság az alábbi feladatokat látja el:
  • A nemzetközi és a hazai kutatás-fejlesztési trendekről szóló dokumentumok, információk összegyűjtése és azok megosztása a wiki-n keresztül a tagok között;
  • A releváns nemzetközi és a hazai info-kommunikációs iparágról szóló információk (pl.: új termékek/szolgáltatások bevezetése, a fogyasztói igények változása, a piaci szereplők jövőbeli tervei stb.) összegyűjtése és megosztása a tagok körében;
  • A K+F trendekről, illetve az iparági hírekből összegyűjtött információk alapján a helyzetelemzés, illetve a technológiai áttekintést támogató rövid elemzés(ek) készítése;
  • A KIP Platform Munkacsoportjainak támogatása a stratégia alkotás során a célirányos információ feldolgozással és megosztással;
  • A Stratégiai Kutatási Terv és a Megvalósíthatósági Terv ütemszerű elkészítésének biztosítása, az egyes Munkacsoportok tevékenységének koordinálása;
 
A fenti feladatok ellátásának minőségi biztosítéka, hogy a Titkárság olyan szakemberekből áll, akik korábbi vezető beosztásuk által komoly tapasztalattal rendelkeznek az info-kommunikációs stratégia készítés, valamint a projektmenedzsment terén, illetve az info-kommunikációs iparágban végzett szakmai tevékenységük eredményeként pontos képpel rendelkeznek az iparágról, ismerik az iparág szereplőt, illetve a meghatározó technológiai és kutatás-fejlesztési trendeket.
 
A KIP Platform koordinációs, kapcsolattartó, információterjesztő, kiadványkészítő és PR feladatainak ellátását a Magyar Nemzeti Host Egyesület keretén belül megalakuló projektmenedzser szervezet – a KIP Titkárság látja el. A KIP Titkárság személyi háttere:
 
·         A Stratégiai és Kutatási Koordinációs Iroda vezetője – Dr. Balassy Zsolt: legfontosabb feladata a Stratégiai Kutatási Terv és Megvalósíthatósági Tanulmány elkészítésének menedzselése és az elkészítéshez szükséges eszközök biztosítása. Részt vesz a Munkacsoportok munkájában, folyamatosan egyeztet a Munkacsoport vezetőkkel az elvállalt feladatok teljesítéséről, illetve beszámol a Platformban zajló tevékenységek, munkák eredményeiről az Irányító Tanácsnak (Steering Board).
·         „Coach” – Ács Györgyi: legfontosabb feladata a Platform munkájában (elsősorban a Stratégiai Kutatási Terv és Megvalósíthatósági Terv elkészítésében) résztvevő személyek közötti social network kiépítése. Összehozza a hasonló tudományos és technológiai területen kutató szakembereket egymással, illetve azokat, akiknek együttműködésétől szinergikus hatás várható. Folyamatosan monitorozza a Platform belső kompetencia és kapacitás igényét, illetve az egyes Munkacsoportok információs igényeit. Szakmai tanácsaival és tapasztalataival támogatja a Munkacsoportok koordinációját, illetve elősegíti a Munkacsoportok eredményeinek megosztását. Feladatai közé tartozik a Platform tagjai közötti kollaboráció elősegítése a személyes kapcsolattartáson, valamint a Platform virtuális kollaborációs rendszerén keresztül.
·         „Tudásmenedzser” – Dr. Balassy Zsolt: legfontosabb feladata az iparág K+F+I trendjeinek és piaci helyzetének folyamatos monitorozása, valamint az információk megosztása a tagokkal a személyes találkozókon, illetve a Platform wiki-jén keresztül. Segíti a Munkacsoportok stratégia alkotási folyamatát a felmerülő információs igény kielégítésével, illetve helyzetelemzések, háttértanulmányok elkészítésével. Feladatai közé tartozik a Platform wiki rendszerének információkkal való feltöltése, a dokumentumok, vodcast-ek menedzselése.
·         „Forrásallokátor”:- Dr. Mlinarics József a belső kompetencia és kapacitás hiány pótlására megkeresi a potenciális hazai és nemzetközi együttműködő partnereket. Folyamatosan nyomon követi az FP7, CIP, valamint az egyéb nemzetközi és hazai K+F együttműködéseket támogató intézkedéseket, programokat. Ezen információk feldolgozásával és megosztásával katalizálja a Platformon belüli pre-kompetitív jellegű kutatás-fejlesztési együttműködések előkészítését.
·         Adminisztrátor: - Ács Györgyi Feladata a Platformon belül zajló tevékenységek dokumentálása, az adminisztráció biztosítása, a rendezvények, a workshop-ok, a munkacsoport ülések megszervezése, illetve ezekhez a szükséges eszközök biztosítása. Biztosítja a kapcsolatot a sajtóval, a nyomdákkal, a rendezvényszervező és marketing kommunikációs társaságokkal.
 
Pénzügyi vezető
Bellus Mónika